Әріптестеріңіздің артық мазасын алмау әрі тез жауап алудың дұрыс амалдары
Сурет: ЖИ
Қашықтан және гибридті жұмыс істеу дәуірінде әрбір жұмыс орнының онлайн чаттары жұмыс істейді. Онда көптеген маңызды мәселелер шешіліп, тапсырмалар беріліп, қадамдар нақтыланып жатады. Кейде қызмет барысындағы шаруалар чат арқылы тез шешімін тапса, енді бірде сағызша созылып кететіні бар. Мұның себебі көп жағдайда чаттағы сөйлесудің әдебі, ережесі сақталмауынан болуы ықтимал. Кейбір қателіктер жұмыс уақытын ұрлайды, ал шаруа орнынан жылжымайды. Төмендегі ережелер осы мәселені шешуге, чаттағы қарым-қатынасты жүйелеуге және уақытты үнемдеуге көмектеседі.
1. Бірден негізгі шаруаға көшіңіз
Әріптесіңіз «Сәлем!» деп жазады. Бірнеше минуттан соң: «Сұрақ қойсам бола ма?» дейді. Корпоративтік мессенджердегі хат алмасуды осылай созу уақытты алады, жүйкеге тиеді. Одан да бір хабарламаның ішінде амандасып, шаруаның жайын түсіндіріп, сұрақты бірден қойған дұрыс.
2. Ойыңызды он бөліп айтпаңыз
Көп адам онлайнда ойын алдын ала саралап, жүйелеп отырмайды, қалай келсе, солай жазады. Сондықтан айтары жүйесіз жеткізіледі және бөлшектеніп, қатар-қатар келген төрт-бес хабарламаға айналып кетеді. Қабылдаушы тарап үшін бұл – қайта-қайта тыңқылдап мазаны алатын дауыс. Оны тек түгел оқып шыққанда ғана түсінесің, басы бар, ал аяғын әлі «жазып жатыр...». Осындай жағымсыздық туғызбас үшін ойды соңына дейін жазып, бір-ақ хабарламамен жіберген абзал.
3. Дауыстық хабарлама жіберетініңізді ескертіңіз
Дауыстық хабарлама оны жіберушінің уақытын үнемдегенімен, алушының қосымша уақытын ұрлайды. Оны көз жүгіртіп оқып шыға алмайсың, мұқият тыңдауға тура келеді. Ішінен керекті жерін тауып алу немесе қажетті ақпаратты жазып алу қиынырақ. Оның үстіне кеңседе, көлікте, жиналыста, т.б. орындарда аудиожазбаны тыңдау әрдайым ыңғайлы бола бермейді.
«Смета туралы дауыстық хабарлама жіберемін» деген бір жол сөз мәселені шешеді: адам қолы босағанда тыңдайды және ішінде не барын біліп отырады. Ал кісі есімдерін, даталар мен цифрларды бірден мәтінмен жазған жөн.
4. Жауаптың дайын нұсқаларын ұсыныңыз
«Осы аптада қай күні, қай мезгілде бос уақытың бар?» деген сұраққа жауап алу қиынырақ. Әріптесіңіз күнтізбені ашуы керек, жұмыс тығыздығын бағамдап, жауап ойластыру керек. Арасында «Мына уақтты айтсам, қателесіп қалмаймын ба? Бірдеңені ұмытып тұрған жоқпын ба? Бұдан да маңыздырақ шаруа шығып қалмай ма?» деп мың толғанады. Оның орнына: «Сәрсенбіде сағат 15:00-ге қойайық әлде бейсенбіде 11:00-ге ме?» деп сұраған әлдеқайда тиімді. Бірнеше нұсқадан тұратын нақты таңдау беру бір шешімге келуді жеңілдетеді.
5. Сілтеме мен файлды түсініктемемен жіберіңіз
Чаттағы құр сілтеме немесе атауы түсініксіз файл кішігірім жұмбақ сияқты. Көрген адамда көп сұрақ туғызады: «Жай ғана күлкілі видео ма? Әлде жұмысқа қатысты ма? Қазір ашу керек пе, кейінірек көруге бола ма?», т.с.с. Мұндай хабарлама жібергенде «Басты беттің макеті, жоғарғы жағын қарап жіберші» деген сынды бір ғана түсіндірме сөйлем барлық сұрақты шешеді. Мұның пайдасы кейін де тиеді. Дәл осы хабарламаны қайта іздегенде, түсіндірме сөйлемдегі бір сөз арқылы оңай табуға болады.
6. Тапсырмамен бірге орындалу мерзімін (дедлайн) де көрсетіңіз
Қызметкерге, әріптеске тапсырма не өтініш айтқан кезде орындалу мерзімінің шектеулі екенін бірден ескертіңіз. Дедлайнды анық, нақты көрсетіңіз. Нақты уақыты болмаған шаруа басқаларына жол беріп, кейінге шегеріле береді. Тапсырманың орындалу шарты «ШҰҒЫЛ!!!» екенін кеш хабарласаңыз, ал орындаушы кешіксе, бұл оның кінәсі емес, дедлайнды дер кезінде ескертпегеннен. Сондай-ақ, тапсырманың маңыздылығы, шұғыл екені үлкен әріптермен, леп белгілермен, қызыл таңбалармен көрстіле берсе, бұл белгілер бара-бара мәнін жоғалтады. Басынан-ақ жауаптың қай уақытқа дейін және не себепті қажет екенін бірден түсіндіріп жазған дұрыс.
7. Қашан жауап бере алатыныңызды айтып қойыңыз
Чаттағы үнсіздікті, жауаптың кешігуін әркім әрқалай түсінеді. «Көрмей қалды, көрді бірақ ұмытып кетті, жауап бергісі келмей отыр, әдейі игнор жасады», т.с.с. ойда түрлі нұсқалар туындайды. Осындай артық ойлар мен артық хабарламаны көбейтпес үшін «Сағат үшке дейін жиналыстамын, содан кейін қараймын. Ойлануым керек, соңынан жауап айтамын» деген сынды қысқа сөйлеммен жауап қайтарып қойыңыз. Оған да уақыт болмай жатса, реакция қоя салыңыз.
8. «Ок» деп жазғанша реакция (эмодзи) қойыңыз
Реакция білдіру артық хабарламамен мазаны алмайды және назарды өзіне аудартпайды. Барлық кері байланыс негізгі хабарламаның өзінде жинақталады да, жұмыс чаты жинақы болып қала береді. Мессенджердегі реакциялардың жартысына жуығын «көрдім, түсіндім, жақсы, жарайды, сұрақ жоқ» деген сияқты кері байланыс сөздерінің орнына қолдануға әбден болады.
9. Сұхбаттасыңызды емес, өзіңізді түзетіңіз
Хабарлама жазу арқылы сөйлескенде дауыс ырғағы естілмейді, сондықтан кез келген сөзді әркім өзінше қабылдайды. Сіздің сыпайы түрде сызылтып немесе күліп айтқан «сен түсінбедің» дегеніңізді қарсы тарап дөрекі жауап түрінде естуі мүмкін. Орнына «мен дұрыс жеткізе алмадым-ау, басқаша түсіндірейін» деу дұрысырақ. Сонда әріптесіңіздің көңіліне тимейді, сізді өктемдік көрсетіп жатыр деп ойламайды. Соңыра кімнің қандай оймен, қандай интонацияда жазғанын анықтап уақыт жоғалтқанша, сөйлемді қалай құрау керегін ең басында бір сәт ойланған дұрыс.
10. Әңгіме соңында қорытынды жасаңыз
Жиырма хабарламадан тұратын талқылау бәрін шешкендей әсермен аяқталады. Бірақ бір аптадан кейін әркімнің әртүрлі нәрсені есте сақтағаны және кімнің неге жауапты екенін ешкім білмейтіні белгілі болады.
«Қорытынды: Айман кестені түзеді, Арман тексеріп, түзетулерді енгізеді, бейсенбіде жібереміз» деген бір жол сөз кейін қаншама түсініспеушіліктің алдын алады. Бұндай хабарлама кейін іздеу сұранысы ретінде де өте ыңғайлы, хабарламалар ішінен «қорытынды» деген сөз арқылы табу әлдеқайда оңай.
Корпоративтік чаттағы әдеп әріптестің уақыты мен назарын сыйлаумен өлшенеді.
Төре СЕЙІТХАН,
ОҚИ ОТЫРЫҢЫЗ:
ҚАРЖЫЛЫҚ ТӘРБИЕ: балаға АҚША беруде ұстану керек 6 ЕРЕЖЕ
